手紙(cxoレター)とは、個人宛に自社の商品やサービスの宣伝目的で送る印刷物のことです。手紙の書き出しとなる「挨拶文」は、顧客にDMを最後まで読んでもらって集客につなげるための大切な要素になります。
しかし、挨拶文は顧客セグメント別や季節ごとなどある程度のルールが決まっているので、知識さえあれば簡単に書くことができますよ。この記事では、ポスティングDMにおける挨拶文のポイントや例文を紹介します。
魅力的な手紙の挨拶文とは？最後まで読ませるポイント
魅力的な挨拶文が書かれている手紙は、つい最後まで読んでしまうものです。
挨拶文の役割や顧客の興味を惹くポイントについて紹介します。
挨拶文が必要な理由
手紙の挨拶文は、事務的・形式的なものと捉えられることもありますが、手紙に挨拶文を入れる目的は、礼儀や単なる挨拶のためではありません。手紙の挨拶文は、役割が大きく分けて２つあります。「自社と顧客の関係を深め、親しみを持ってもらうこと」と「手紙を読んでもらうために顧客の関心を引きつけること」で、効果を高めるために必要なものです。
「自分のために送られた」と感じてもらう
手紙は、不特定多数に向けた広告ではなく、一対一のコミュニケーションツールなので、挨拶文で「自分のために送られた」と感じてもらえるように唯一感を出しましょう。再来店を目的とした既存顧客がターゲットなら、顧客と話した内容や、日頃の感謝の気持ちを踏まえるとパーソナル感を出せます。
新規顧客をターゲットとするなど、部数が多い場合は、「資料請求していただいた方のみ」「〇〇区にご在住の方だけ」など特定の行動をした人やエリアで限定するとパーソナル感を高められるのもポスティング手紙における挨拶文のポイントです。
顧客を気遣う言葉を盛り込む
手紙の挨拶文に季節感を盛り込むと「今」という限定された情報として顧客の興味を惹けます。「寒くなりましたね」「暑い季節が近づいてきました」など気候の変化から顧客の体調を気遣う言葉を使うことで、顧客を大切にしている気持ちが伝わりやすいです。
手紙の挨拶文｜顧客別に３つの例文を紹介
ターゲットを選定して、届ける相手に最適なメッセージを送ることが、手紙の反響を高めるために重要です。まずは３つの顧客セグメントに向けた挨拶文の例文を見ていきましょう。
新規顧客｜他と同じと思われないように
新規顧客獲得を目的とした手紙の挨拶文は、冒頭部分が最も重要です。「引っ越しをお考え中のみなさまへ」のように曖昧な表現だったり、悠長な挨拶をしてしまうと「他と同じ」に見えて読まれる可能性が低くなります。顧客との関係性が出来上がっていないため、下記のような文例を使いましょう。
＜例＞
・突然のご連絡失礼いたします。
・突然のご連絡にて誠に恐縮に存じますが、ぜひ貴社にお取引をお願いしたく、本状を差し上げました。
・拝啓時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。この度は〇〇システムの導入をご検討いただきたく、本状をお送りいたしました。
既存顧客｜特別感を演出
既存顧客向けに手紙の挨拶文を書くなら、書き手の人柄が現れるような文章で「親近感」を与え、個人名を入れたり、接客時の会話の内容に触れるなど「特別感」を演出して伝えると効果的ですよ。
＜例＞
・お客様だけの特別なプランをご用意しました。
・先日はご来店頂きましてありがとうございました。新しいヘアスタイルは〇〇様にとてもお似合いでした。
・日頃よりご愛顧いただいているあなた様限定価格でご案内！
休眠顧客｜DMを届ける理由を記載
一定の期間、購入や来店のない休眠顧客向けに手紙の挨拶文を書く場合は、以前ご縁があったことを伝えてお店や商品を思い出してもらいましょう。そして、商品やサービスの導入など手紙を送った理由を明示することで、手紙全体の説得力が大きく増します。
＜例＞
・ただいま当店では、2回目以降のお客様を対象にキャンペーンを実施中です!
・前回の施術の後、お肌の調子はいかがでしたでしょうか?
・この度、以前ご愛飲いただいていた〇〇に新しい成分が加わり、今まで以上にパワーアップしました！
参考：マネケル「ダイレクトメールとは？効果・メリット・デメリット・種類を解説」
書き出しに困ったら…季節に合わせた効果的な挨拶文で始めよう
挨拶文の書き出しに迷ったときは、季節感を取り入れた文章で始めましょう。共通の話題のため、読む側と企業側の感覚を共有しやすく、商品の紹介にもつなげやすいですよ。
春の挨拶文｜新生活に向けて
春は、新生活に向けて動きが活発化してくる時季ですね。寒さも和らいでくるので、そのような言葉を盛り込むのがおすすめです。
【ポスティングDMの挨拶文：春】
・八重桜が咲き誇る季節となりましたが、新生活はいかがですか。
・春の暖かな日差しが心地よい毎日となりました。
夏の挨拶文｜暑中見舞いに合わせてもOK
夏は、暑中見舞いは残暑見舞いなどの挨拶に合わせて送りましょう。春から夏にかけて「イメージを変えたい!」と思っている人も多いので、再来店を促すのも良いですよ。
【ポスティングDMの挨拶文：夏】
・本格的な夏まであと1か月!〇〇で理想のボディを手に入れませんか?
・夏休みも間近となりましたが、今年の夏の予定はお決まりでしょうか?
秋の挨拶文｜目的に合わせて作りやすい
秋は、9月初旬はまだ残暑が厳しいものの、食欲の秋・スポーツの秋などさまざまな楽しみ方があるので、目的に合わせた挨拶文が作りやすいです。
【ポスティングDMの挨拶文：秋】
・暑さも和らぎ、過ごしやすい季節となりました。
・スポーツの秋到来ですが、〇〇様はいかがお過ごしでしょうか。
冬の挨拶文｜結びの挨拶で体調を気遣う
冬は、クリスマスや年末などイベントが盛りだくさんで顧客の購買意欲が高まる時期ですが、本格的に寒くなる季節なので、手紙を締めくくる結びの挨拶で、体調を気遣う言葉を入れましょう。
【ポスティングDMの挨拶文：冬】
1.冒頭の挨拶
・年の瀬も押し迫ってまいりましたが、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
・寒さがますます身にしみる季節となってまいりました。
2.結びの挨拶
・寒さはこれから本番を迎えます。どうぞお体大切になさってください。
・寒さがますます厳しい折、どうぞ風邪などひかれぬようお過ごしください。
今回は魅力的な手紙における挨拶文のポイントや例文を紹介しました。手紙の読み手は、「自分に必要かどうか」を瞬時に判断するので、「親しみやすさ」や「自分のためだけに送られたこと」をいかに感じてもらうかで反響率が大きく変わります。
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