手紙を使った営業は、顧客との関係性構築や、アポイント獲得に効果的です。飛び込み営業やメール営業、テレアポといった営業方法で成果を上げられていない場合、手紙を導入し成約率を上げられる可能性があります。

今回は、手紙営業が効果的な理由と効果的なシチュエーションや文例、ポイントについてご紹介します。便利な手紙代行サービスについても紹介しているため、手紙営業の導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

手紙営業が効果的な理由

手紙を使った営業というと、アナログで時代遅れな印象を持っている方もいらっしゃるでしょう。しかし、手紙ならではのメリットがあり、いまだに効果的な営業手段といえます。

手紙営業が効果的な理由は、以下の通りです。

  • 中身を確認されやすい
  • 決裁者に直接届く
  • テレアポと比べ商品やサービスの魅力を伝えやすい

ここでは、手紙営業を活用すべき3つの理由について解説します。

中身を確認してもらいやすい

手紙は、ほかの営業手段と比べ開封率が高く、内容を見てもらいやすいです。例えばメールの場合、送信者のアドレスや件名から内容の予想がつきやすく、営業メールと判断されると開封してもらえない恐れがあります。

一方、手紙は開封しないと中身がわからないため、開封率が高いのが特徴です。手紙の内容が開封者の興味をひくものであれば、担当者につないでもらえたり、面談をセッティングしてもらえたりする可能性も期待できるでしょう。中身を確認してもらいやすいという点は、アプローチにおいて非常に大きなメリットです。

決裁者に直接届く

手紙の場合、所属部署や名前がわかっていれば、決裁者に直接届けられます。一方、テレアポやメールの場合、決裁者の電話番号やメールアドレスを知らなければ、直接アプローチすることは難しいでしょう。

受付に電話をしたり、問合せフォームからメールを送ったりという方法もありますが、決裁者につないでもらえるとは限りません。営業であると判断されれば、受付で断られる可能性も十分にあります。

このように、ほかの手段に比べ、手紙は決裁者に直接アプローチしやすい手段といえます。

テレアポと比べ商品やサービスの魅力を伝えやすい

手紙は文章や資料で情報を整理して見せられるため、商品やサービスの魅力を効果的に伝えやすい手段です。

テレアポでは、全てを口頭で説明する必要があるため、魅力をうまく伝えられなかったり、咄嗟の質問に上手に切り返せず失敗したりする恐れがあります。

一方、手紙なら書くべき内容を整理したうえで作成できます。また、図や表を組み合わせれば、導入実績や商品やサービスを利用する効果をわかりやすくアピールすることも可能です。

手紙営業のデメリット

手紙営業を効果的に行うためには、デメリットを理解しておくことも大切です。手紙営業には、以下のようなデメリットがあります。

  • 手紙を作成・送付するのに時間がかかる
  • 届くまで時間がかかる
  • 相手の反応が見えない

それぞれ解説します。

手紙を作成・送付するのに時間がかかる

文面の作成や宛名の記載、送付手続きなど、作成・送付するのに時間がかかってしまうのが手紙のデメリットです。テンプレートを活用したり、手書きではなく印刷で作成したりすることにより効率化を図れますが、手紙ならではの特別感がなくなってしまいます。

そのため、手紙営業を行う際は、人手やスケジュールなど、十分なリソースを確保することが必要です。

届くまで時間がかかる

電話やメールなら即座に相手に連絡できますが、手紙は、郵送してから届くまでに時間がかかります。企業によっては、手紙の窓口となる担当者が内容を確認してから決裁者のもとに届けるため、決裁者が手紙を開封するまでにさらに時間がかかる場合もあります。

基本的には、郵送してから決裁者に届くまでには、1週間ほどかかります。急を要する連絡をする場合は、手紙ではなくメールや電話を利用してください。

相手の反応が見えない

手紙には、相手の反応が見えないというデメリットもあります。手紙が相手のもとに届いたか、開封してもらえたのか、内容は伝わったのかなどは、直接確認できません。

そのため、手紙を送って終わりにするのではなく、アフターフォローの電話をかけて追加でアプローチすることが大切です。フォローコールをかけることにより、手紙の存在を認識してもらえたり、アポイント取得につながったり可能性が高まるでしょう。

手紙営業の効果があるシチュエーションと文例

手紙を使って営業の成果を上げるためは、手紙営業の効果があるシチュエーションを選び、場面に合った文面の手紙を送付することが大切です。

手紙営業の効果があるシチュエーションは、以下の通りです。

  • 新規顧客開拓
  • 商品を購入してもらった際のお礼
  • 担当者変更に伴う引継ぎ挨拶

ここでは、それぞれのシチュエーションと文例を紹介します。

新規顧客開拓

新規顧客開拓において、決裁者とのアポを獲得したい場合は手紙を送ると効果的です。ほかの営業手段と比べて手紙には特別感があり、差別化を図れるため、新規顧客へのアプローチに優れています。

新規顧客に手紙を作成する際は、いきなり面談の依頼をするのではなく、自社の紹介や商品の魅力などを簡潔に説明し、興味を持ってもらうことが大切です。

文例は以下の通りです。

（宛名）
拝啓
（時候の挨拶）、貴社ますますご繁栄のことと心からお喜び申し上げます。
この度は、突然のお手紙、誠に失礼いたします。
株式会社〇〇の△△と申します。弊社は、人事業務を支援するさまざまなサービスを提供しております。この度、人材採用から雇用契約・従業員管理まで、人事業務を一気通貫で行えるクラウドサービス「〇〇」をリリースいたしました。弊社のサービスなら、貴社の人事業務を効率化し、貴社の更なる発展に貢献できるのではと考え、この度お手紙をお送りした次第です。つきましては、貴社の人事業務の状況につきまして、詳しくお伺いする機会をいただければ幸いです。
お忙しい中恐縮ですが、ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
（署名）

商品を購入してもらった際のお礼

自社の商品やサービスを利用してもらった顧客には、手書きの手紙で感謝の気持ちを伝えると効果的です。電話やメールで済ませず丁寧に手紙を送ることにより、よい印象を持ってもらいやすく、顧客と長期的に良好な関係を構築するのに役立ちます。

文例は以下の通りです。

（宛名）
拝啓
（時候の挨拶）、平素は格別のご愛顧をいただき、厚くお礼申し上げます。
株式会社〇〇の△△でございます。先日は、弊社のクラウドサービス「〇〇」にご契約いただき、誠にありがとうございました。その後、何か不具合などはございませんでしょうか。お困りごとやご不明点などがございましたら、お気軽にお申し付けください。私、△△がいつでもサポートいたします。この度、〇〇様に弊社サービスを選んでいただけましたこと、心より光栄に存じます。
取り急ぎ、書中にて御礼申し上げます。
今後も末永くお付き合いをさせていただければ幸いです。
この度は、誠にありがとうございました。
敬具
（署名）

担当者変更に伴う引継ぎ挨拶

退職や異動に伴って担当者が変更になる場合は、引き継ぎの連絡が必要です。メールで済まさず手紙を送ることによって、担当者が変わることへの不安を解消し、今後も長く付き合い続けるきっかけとなるでしょう。

まずは既に顧客と関係のある前任の担当者が丁寧に担当変更の報告をしてから、その後に新しい担当者が手紙を送付します。前任者からの紹介がないまま急に新しい担当者が連絡してしまうと、不信感につながる恐れもあるので注意しましょう。

文例は以下の通りです。

（宛名）
拝啓
（時候の挨拶）、平素は格別のご愛顧をいただき、厚くお礼申し上げます。
はじめまして。株式会社〇〇の△△と申します。この度、前任の〇〇の代わり、貴社を担当させていただくことになりました。お手紙で恐縮ですが、ご挨拶させていただきます。貴社のお力になれるよう尽力いたしますので、前任の〇〇と同様に、ご指導いただけると幸いです。近々、直接ご挨拶に伺う機会をいただければ幸いです。
今後とも、末永くよろしくお願いいたします。
敬具（署名）

手紙営業の効果を上げるポイント

手紙営業の際は、闇雲に作成・送付するのではなく、以下のポイントを意識しましょう。

  • 手書きする
  • 特別感が出るよう工夫する
  • 相手に合わせて文面を変える
  • 短期的な結果を求めず、関係づくりを意識する
  • 手紙を送った後フォローの電話を入れる

ここでは、手紙営業の効果を上げる5つのポイントについて解説します。

手書きする

時間はかかりますが、手紙は手書きで作成しましょう。手書きすることにより、特別感が生まれ、ほかのDMや営業メールと差別化できます。

印刷した手紙は、効率的に作成できる一方、「不特定多数に送付している」という印象を与えかねません。ほかのDMに埋もれてしまうリスクもあります。手紙ならではのメリットを活かすためには、手書きで作成することが重要です。

字の綺麗さに自信がなくても、大きくわかりやすい字で丁寧に書けば、誠実な印象を与え信頼を得ることにつながります。最近では、ロボットが手書き風の文字を書く代筆サービスがあり、効率的に手紙営業を行いたい方におすすめです。

特別感が出るよう工夫する

「自分宛に特別に送られた手紙である」と思ってもらえる特別感のある手紙にすると、開封される可能性が高まります。

手書きで作成するのはもちろん、筆記用具やレターセットにまでこだわりましょう。

筆記用具は、筆ペンか万年筆を使用すると、格式が高い特別な手紙であることが演出できます。レターセットは素材が上質なものを選びましょう。特に、重役宛に手紙を送る際は、手触りのよい和紙を使ったレターセットがおすすめです。

さらに、相手に合わせておしゃれな柄の切手を選ぶことによって、より印象に残る手紙になるでしょう。

相手に合わせて文面を変える

効率化を重視して手紙をテンプレート化すると、不特定多数に送っているセールスレターと捉えられ、訴求力が下がってしまいます。

手紙営業の効果を上げるためには、相手に合わせて文面を変えることが大切です。しかし、全てを顧客ごとに変えると、膨大な時間がかかってしまいます。

手紙営業を効率的かつ効果的に行うためには、会社紹介や商品紹介などの基本的な部分はテンプレートを作成し、手紙を送った背景や商品がもたらすメリットなどの部分を顧客に合わせてカスタマイズするのがおすすめです。

短期的な結果を求めず、関係づくりを意識する

短期的な結果を求めて一方的に商品やサービスを売り込みすぎると、相手から拒絶される可能性があります。手紙を作成する際は、アポイントや契約の獲得を急ぐのではなく、相手の役に立ちたい気持ちを伝えることが大切です。

手紙営業は、すぐに効果が出るものではありません。顧客との長期的な関係づくりを目指し、継続的に取り組むことが前提です。すぐに結果が出なかったからといって中止するのではなく、長期的にアプローチを行い、関係構築を意識しましょう。

手紙を送った後フォローの電話を入れる

前述の通り、手紙は相手の反応が見えないため、手紙を送って終わりにせず、フォローコールをかけることが大切です。手紙送付から1週間後を目安に電話をかけましょう。

「先日手紙を送付させていただいた件についてお電話いたしました」と伝えることによって、受付突破にもつながりやすいです。手紙を送った相手につないでもらえれば、アポイント取得も期待できます。

また、手紙を読んでもらえたかどうかを電話で確認し、手紙の効果検証や改善点の分析に活かすことも重要です。

手紙営業の効果を上げたいなら代行サービスがおすすめ

手紙を使った営業は自社でも行えますが、効果を上げたい場合は代行サービスの利用がおすすめです。手紙営業の代行サービスの中には、手紙の代筆・代理発送のほか、送付先の選定や送付後のフォローも担当してくれるものがあります。

手紙の代筆

手紙の代筆は、代行サービスが担当する基本的な業務です。同じ代筆サービスでも、全て印刷で作成する場合や、手書き対応している場合、宛名のみ手書き対応している場合など、サービスによって内容が異なります。予算や目的に合わせて、適切なサービス・プランを選ぶのがポイントです。

最近では、手書き風フォントを利用したり手書きロボットを活用したり、開封してもらえるよう工夫をしているサービスも増えています。

送付先の選定サービス

送付先の選定サービスでは、手紙営業のプロが送付先リストを作成したり、サービスによってはキーマンの特定を行ったりします。自社で送付先リストを用意するのは、案外大変な作業です。十分なリソースがない場合は、送付先を選定してくれるサービスを利用することにより、手紙営業を効率化できます。

また、送付後のフォローまで実施してくれるサービスもあります。手紙営業に関するさまざまな業務を担当してくれるため、手紙営業に力を入れたい場合は、利用を検討してみてはいかがでしょうか。

手紙営業で効果的な営業活動を実現する

手紙営業は、ほかの営業手段と差別化しやすく、決裁者にアプローチしやすい手段です。短期的な成果を上げるのは難しいですが、中長期的に取り組むことによって、顧客との関係性構築に役立ちます。手紙営業の効果をさらに高めたい場合は、プロに依頼できる代行サービスを利用することがおすすめです。